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scansnapとevernoteの出現で見えてきたもの

先週辺りからツイッタ経由で知ったscansnap（僕が購入したのはS1300；ScanSnap S1300 WindowsR／Mac OS ハイブリッドモデル製品情報 : 富士通）による紙文書の電子化（PDF化）で、自分の持っているデータの在り方について考える機会が増えた。

まず、scansnapはとにかくすごい。紙文書がいかに現実の場所を浪費していたかが分かった。1日の作業だけでダンボール一箱分の書類が廃棄となった。電子化して行く過程で、捨てられるものと捨てられないものの境界が自分の中で明確となり、「役に立つかどうか分からないけれど取っておこう」的なものがなくなった。そういうものは電子化すれば、迷いなく捨てることができるからだ。特に分類に困るような展示会のチラシとかパンフとか。部屋がみるみるすっきりして行く。

そうやってガンガン電子化して行くうちに、今度はそれをどうやって管理するかという問題に突き当たった。第一候補はevernote。フォルダに分けられて、タグ管理もできる。プレミアム会員になれば、evernoteのOCR機能でテキスト化されるという。管理＆検索という観点では、現状ではこれ以上ない選択となる。容量もフリーで月額40MBのところを500MB（各月のアップロード量に対して課金）まで使えるので、すでにローカルに溜まっているものを小出しにアップロードしていけば、この容量でもいつかは完璧なクラウド環境に以降することはできるだろう。しかし、運用面での問題がつきまとう。10MBを超えるようなPDFファイルはやはり開くのに時間がかかってしまう。これがどうにもストレスに感じられてしまって、evernoteへの現段階での完全移行はためらいがある。

evernote（→すべてを記憶する | Evernote Corporation）はこれまでメモツール、クリップツールとして、どちらかというと動的な使い方をしていた。何かを作り出して行くような作業にevernoteは向いている。たぶんこれは本来の使われ方として間違っていないだろう。そして静的な、データの蓄積場所として使うには、向いていないように思える（少なくとも今は）。フォルダ＆タグによるデータの管理と、OCR機能は大きな魅力だが、google desktopのようなローカル向けのサービスにもそうした機能が装備される日も来るかもしれない。さしあたりPDFのファイル名に工夫をすれば、当面の検索には困らないだろう。

ということで、次のような使い分けをすることで当面は乗り切ろうと思う。

〈evernote〉→iPod touchでも見られる
日常生活の色々、仕事のためのちょっとしたメモ
研究のためのメモ
本、マンガなどのメモ
WEBクリップ

〈ローカルにのみ保存〉
・論文など研究関係資料
・教材
・会議資料

evernoteをサーバとしても使える機能も魅力だが、仕事として現在進行中の書類は、オンライン・ストレージサービスでもいいかなと考える。だいたいevernoteはOpenOfficeに対応していないので、プレミアムサービスに移行してもうまみはあまりない。あ、これはgoogle desktopも同じだが。こちらはdropboxの2GB（フリー；Dropbox - Getting Started - Online backup, file sync and sharing made easy.）を使うことにした。もっとも、ほとんどノートPCを持ち歩いているので、使用頻度がどれくらいになるかは分からない。むしろ共有サーバとして使えるので、チームで仕事をするときに活躍するかもしれない。

〈dropbox〉→iPod touchでも見られる
・進行中のプロジェクトで、iPod touchとかで人に見せる必要があるもの
・チームで仕事をするときなどに使う

さて、蓄積したデータの検索と管理問題について、一通りの方向性が固まると、電子化した紙書類の運用方法をきちんと考える必要が改めて浮かび上がる。まず、せっかく電子化したのだから、できるだけモニタ上でデータを閲覧したい。となると、どうしても大きな画面が必要となるし、場合によっては持ち運べる大きな画面が欲しくなる。…大きなモニタは腰をすえて読むときには必ず必要となるだろうが、持ち運べる画面となると…やはりiPadということになるだろうか？自分には全く必要ないと思っていたのに、急遽検討の必要性が出てきてしまった。

もう一つは、論文を読むときと同じようにマーカーを引いたり、付箋をつけたりしたいということ。これはその都度evernoteにクリップしてタグを付けておけば良いかも、と思っている。Adobe Acrobatを購入するほど本格的なことはしないかもしれない。いや、ここでこそevernoteの面目躍如だろう。

紙文書の電子化で、自分に取って必要／不必要が明確になった。運用を前提とした蓄積の方法も見えてきた。これによって、よく言われることだろうが、生活のパターンや思考の方法がどう変わるかが、目下最大の関心事。

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